سامانه گردش کار مجوزهای حضوروغیاب

      با بکارگیري این سامانه براحتی قادر خواهید بود تا هر نوع درخواست مجوز، اعم از مرخصی، مأموریت، ورود و خروج، اضافه کار، جابجایی در شیفت ها، افزايش یا کاهش مرخصي و یا سایر مجوزهاي مورد نیاز در سازمان را از طریق این سامانه اعلام نموده و ضمن ردیابی کامل گردش درخواست، نتیجه نهایی آن را مشاهده نمایید.  هریک از درخواستهای اعلام شده درصورت تأیید مدیر مستقیم و یا یکی از مدیران ذیربط، به عنوان یک سند رسمی اداري در کارت تردد ماهیانه درخواست کننده ثبت و نگهداري می گردد.

قابلیتهای عمومی 

 

  • دسترسی سریع و راحت در هر زمان و مکان به سامانه برای صدور درخواست مجوز و همچنین تأیید درخواستها از طریق Internet, Mobile و افزایش سرعت عمل و سهولت در نهایی شدن درخواستها.
  • عدم نیاز به مراجعه حضوري پرسنل براي ارائه درخواست مجوز و اخذ تأییدیه آن که معمولاً باعث ترددهاي غیرضروري درون سازمانی و هدر رفتن وقت پرسنل می گردد
  • جلوگیري از واکنش هاي احتمالی نامناسب که به خاطر مراجعه حضوری پرسنل براي اخذ مجوز، ممکن است بین پرسنل و مسئولین بوجود آید.
  • حذف فرمهای کاغذی و صرفه جویی در مصرف کاغذ
  • کاهش مسئولیت و حجم کارهای پراسترس پرسنل کارگزینی و حضوروغیاب براي دریافت و ثبت مجوزهاي روزانه و ساعتی مربوط به کارکرد پرسنل.
  • توزیع نرمال صدور و تایید درخواستها در طول ماه و جلوگیری از انباشته شدن درخواستها در پایان ماه کاری.
  • بکارگیري سلسله مراتب سازمانی جهت ارجاع و همچنین اعمال تاییدیه های ضروری موازی برای نهایی شدن درخواستهای انجام شده
  • امکان پیوست کردن اسناد و فایلهای ضروری به درخواستها
  • حذف سوء استفاده هاي احتمالی ناشی از روابط بین پرسنل در ارتباط با ورود و خروجهای فراموش شده شامل حذف، اضافه کردن و اصلاح ترددها.
  • امکان ابطال درخواستهای تایید شده
  • بایگانی خود کار درخواستهای تاریخ گذشته 
  • امکان اظهار نظر در مورد درخواستهای موجود در کاتابل و درصورت لزوم ارجاع درخواستهای قابل تایید به مدیران رده بالاتر.
  • گزارشات جامع و کامل آماری و مدیریتی از درخواستهای دردست اقدام ، رد شده، تاریخ گذشته و ...
  •  

 

قابلیتهای خاص 

 

  • افزایش بهره وری و صرفه جویی در وقت پرسنل ازطریق سهولت در صدور درخواست و همچنین سهولت در تایید یا رد آن توسط مدیران.
  • ایحاد تسهیلات ساده و کارا برای پرسنل، درجهت تشخیص سریع اشکالات و نواقص مرتبط با کارکردشان و صدور درخواستهای لازم برای رفع آنها.
  • تصمیم گیری آگاهانه مدیران برای تایید یا رد درخواستها با ملاحظه کارت تردد ماهیانه درخواست کننده، سوابق مزتبط با درخواست و ملاحظه نظرات مدیران ذیربط در رده های پایین تر.
  • پیگیری راحت و ردیابی Online فرآیند گردش و مراحل طی شده مربوط به هر درخواست، بدون صرف وقت و یا مراجعه حضوری به افراد و یا واحدهای خاص .
  • امکان اعمال کنتزلهای دقیق قانونی و آیین نامه ای در حین صدور و یا تایید درخواست و جلوگیری از صدور و یا تایید درخواستهای خلاف قانون و آیین نامه های درون سازمانی .
  • امکان اعمال محدودیتهای قانونی و آیین نامه ای در ارتباط با مدت و شرایط صدور هر نوع مجوز در سطح سازمان، پرسنل ، رده های مدیریتی و نوع درخواست جهت جلوگیری از صدور درخواست های نامجاز با انجام پردازش های مناسب در لحظه تصمیم گیری پرسنل و مدیران درحین صدور ویا تایید درخواست.   
  • کاهش اشتباهات سهوی پرسنل در انتخاب بازه تاریخی و مدت درخواستها بخاطر استفاده از کارت تردد ماهیانه پرسنل بعنوان رابط کاربری و اعطای حق انتخاب بازه های صحیح تاریخی و ساعتی به پرسنل.
  • افزایش قابلیت نظارت دقیق سیستماتیک و خودکار بر مدت و تاریخ مجوزها با انجام پردازشهای لازم و صدور هشدارها و پیامهای مناسب.  
  • امکان معرفی کارمند دفتری براي ثبت درخواست به نیابت از گروهی از پرسنل که فرصت و یا امکان صدور درخواست ندارند.
  • امکان صدور درخواست نیابتی برای پرسنل زیر مجموعه، توسط مدیرانی که این اختیار به آنها داده شده است.
  • امکان معرفی بازرس جهت نظارت بر درخواستهای صادر شده
  • ایجاد تسهیلات لازم برای آگاه نمودن درخواست کننده و همچنین تایید کنندگان مجوز از وضعیت و شرایط جاری مجوز درخواست شده.
  • اطلاع رسانی سیستماتیک ازطریق ایمیل به مدیرانی که درخواستهای زیادی در کارتابلشان انباشته شده است و ایجاد لینک در ایمیل برای هدایت مستقیم مدیر به کارتابل .
  • امکان اطلاع رسانی نتیجه نهایی درخواست به درخواست کننده ازطریق ایمیل، SMS ویا سامانه حضوروغیاب.
  • امکان بودجه بندی اضافه کار برای واحدها و مراکز هزینه و مدیریت آن در حین صدور درخواست اضافه کار ازطرف پرسنل.
  • کارتابل بسیار ساده و کارا با امکان جستجو و فیلترینگ پیشرفته، امکان انتخاب گروهی درخواستها و ...  برای کمک به مدیران برای اخذ تصمیم سریع و راحت در مسیر ارجاع، تایید و یا رد درخواستها.
  • نمایش وضعیت کامل کلیه درخواستهای تایید شده و دردست اقدام در صفحه کارت تردد ماهیانه بهمراه ترددهای انجام شده.
  • امکان معرفی جانشین برای مدیرانی که عدم حضور طولانی و یا حجم کار بسیار زیاد دارند.(درخواستهای ارجاع شده به مدیر مستقیما به کارتابل جانشین منتقل میشوند)
  • امکان تفویص اختیار تایید یا رد برخی از مجوزها به سایر مدیران.  (درخواستهای مربوط به مجوزهای تفویص اختیار شده مستقیما به کارتابل مدیر جدید منتقل میشوند)
  •  

 

بروشور نرم افزار 

      با بکارگیري این سامانه براحتی قادر خواهید بود تا هر نوع درخواست مجوز، اعم از مرخصی، مأموریت، ورود و خروج، اضافه کار، جابجایی در شیفت ها، افزايش یا کاهش مرخصي و یا سایر مجوزهاي مورد نیاز در سازمان را از طریق این سامانه اعلام نموده و ضمن ردیابی کامل گردش درخواست، نتیجه نهایی آن را مشاهده نمایید.  هریک از درخواستهای اعلام شده درصورت تأیید مدیر مستقیم و یا یکی از مدیران ذیربط، به عنوان یک سند رسمی اداري در کارت تردد ماهیانه درخواست کننده ثبت و نگهداري می گردد.